Mengirim email lamaran kerja bukan hanya soal menyertakan CV dan menunggu panggilan interview. Cara kamu menyusun email juga berperan besar dalam menarik perhatian HRD. Jika emailmu tidak rapi atau kurang profesional, bisa saja lamaranmu diabaikan meskipun kamu memiliki kualifikasi yang baik. Oleh karena itu, selain memastikan dokumen seperti contoh CV ATS yang kamu lampirkan sudah optimal, format email lamaran kerja juga perlu diperhatikan agar memberikan kesan pertama yang positif.
Pentingnya Struktur yang Jelas dalam Email Lamaran Kerja
HRD menerima banyak email setiap hari, sehingga mereka cenderung hanya melirik sekilas sebelum memutuskan apakah akan membaca lebih lanjut. Struktur email yang rapi akan membantumu menonjol di antara kandidat lain. Bagian pertama email sebaiknya berisi salam pembuka yang ditujukan langsung kepada perekrut atau HRD perusahaan. Ini menunjukkan bahwa kamu telah melakukan riset dan menghargai penerima email.
Setelah salam pembuka, bagian utama email harus menjelaskan secara singkat siapa kamu, posisi yang kamu lamar, serta alasan mengapa kamu cocok untuk peran tersebut. Di sinilah kamu bisa menyoroti keterampilan dan pengalaman utama yang relevan. Sebagai pelengkap, pastikan kamu mencantumkan contoh CV ATS yang telah disusun dengan baik agar mudah dibaca oleh sistem perusahaan.
Bagian terakhir dari email sebaiknya berisi ajakan untuk tindakan selanjutnya, seperti harapan untuk dapat berdiskusi lebih lanjut dalam sesi interview. Jangan lupa menutup email dengan mencantumkan nama lengkap dan kontak yang dapat dihubungi.
Baca Juga: Tes Psikotes Kerja Online? Simak 5 Tips Suksesnya Agar Lolos
Menulis Subjek Email yang Menarik dan Profesional
Subjek email sering kali menjadi penentu apakah lamaranmu akan dibuka atau diabaikan. HRD menerima ratusan email setiap hari, jadi subjek yang jelas dan profesional sangatlah penting. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu umum atau tidak spesifik, seperti “Lamaran Kerja” saja, karena bisa saja emailmu tenggelam di antara email lainnya.
Subjek email yang baik sebaiknya mencantumkan nama, posisi yang dilamar, serta tambahan informasi jika diperlukan. Misalnya, “Lamaran Kerja – Digital Marketing Specialist – Nama Kamu”. Format ini membantu HRD langsung mengetahui isi email tanpa harus membukanya terlebih dahulu.
Selain itu, pastikan subjek tidak mengandung kesalahan ketik atau penggunaan huruf besar yang berlebihan. Hindari menulis dengan huruf kapital semua, karena bisa dianggap tidak sopan. Sebaliknya, gunakan format yang rapi dan profesional agar kesan pertama yang diberikan juga baik.
Menjaga Bahasa dan Nada Profesional dalam Isi Email
Bahasa yang digunakan dalam email lamaran kerja harus profesional dan sopan. Hindari penggunaan bahasa santai atau terlalu informal, seperti yang biasa digunakan dalam percakapan sehari-hari. Meskipun nada email tidak harus terlalu kaku, tetap penting untuk menjaga kesan profesionalisme agar HRD melihat keseriusan kamu dalam melamar pekerjaan.
Gunakan kalimat yang jelas, singkat, dan langsung ke inti. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele karena bisa membuat HRD kehilangan fokus. Pastikan juga tidak ada kesalahan ketik atau ejaan yang bisa membuat email terlihat kurang profesional. Sebelum mengirimkan email, luangkan waktu untuk membacanya kembali dan memastikan tidak ada kesalahan yang terlewat.
Selain itu, jangan lupa untuk menyesuaikan bahasa sesuai dengan budaya perusahaan yang kamu lamar. Jika perusahaan cenderung memiliki budaya yang lebih formal, gunakan bahasa yang lebih resmi. Sebaliknya, jika perusahaan memiliki budaya kerja yang lebih santai, kamu bisa sedikit menyesuaikan nada email agar lebih sesuai dengan karakter perusahaan tersebut.
Melampirkan Dokumen dengan Format yang Tepat
Saat melamar kerja melalui email, dokumen yang kamu lampirkan harus sesuai dengan persyaratan yang diminta. Salah satu dokumen terpenting adalah contoh CV ATS yang sudah dioptimalkan agar mudah diproses oleh sistem perusahaan. CV yang tidak sesuai format bisa saja tidak terbaca dengan baik oleh sistem ATS, sehingga lamaranmu tidak akan sampai ke HRD.
Sebelum mengirimkan email, pastikan bahwa semua dokumen yang dilampirkan menggunakan format yang umum diterima, seperti PDF. Format ini memastikan bahwa tata letak CV dan surat lamaranmu tidak berubah ketika dibuka di perangkat yang berbeda. Hindari mengirimkan dokumen dalam format Word atau gambar, karena bisa membuat tampilan menjadi kurang rapi.
Selain itu, beri nama file dengan jelas dan profesional. Jangan hanya menulis “CV.pdf” atau “Resume.docx”, tetapi gunakan format yang mencantumkan nama dan posisi yang dilamar, misalnya “CV_NamaKamu_DigitalMarketing.pdf”. Hal ini memudahkan HRD dalam mengorganisir dokumen lamaran yang mereka terima.
Kesalahan Umum dalam Email Lamaran
Banyak pelamar yang tidak sadar bahwa ada kesalahan kecil yang bisa membuat lamaran mereka diabaikan oleh HRD. Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah tidak mencantumkan subjek email atau menulis subjek yang kurang jelas. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, subjek email sangat penting untuk menarik perhatian HRD sejak awal.
Selain itu, banyak pelamar yang mengirim email dengan isi yang terlalu singkat atau bahkan hanya berisi lampiran dokumen tanpa penjelasan apa pun. Email tanpa isi yang jelas menunjukkan kurangnya keseriusan dan bisa dianggap sebagai spam oleh HRD. Oleh karena itu, selalu pastikan isi email mencerminkan niatmu dengan baik.
Kesalahan lainnya adalah mengirimkan email dengan alamat yang kurang profesional. Jika kamu masih menggunakan alamat email lama yang tidak relevan, seperti “anakgaul123@gmail.com”, sebaiknya buat alamat email baru yang mencerminkan profesionalisme, misalnya “namakamu@gmail.com”. Hal ini akan memberikan kesan lebih serius di mata HRD.
Baca Juga: 6 Tips Membuat Daftar Riwayat Hidup untuk Melamar Kerja
Buat Lamaran dengan CV yang Menarik dan ATS-Friendly
Menulis email lamaran kerja yang baik memang penting, tetapi memastikan bahwa CV yang kamu kirimkan juga menarik dan sesuai dengan sistem ATS jauh lebih krusial. HRD sering kali menggunakan sistem ATS untuk memfilter CV sebelum sampai ke tahap seleksi berikutnya. Jika CV yang kamu kirimkan tidak sesuai dengan format ATS, peluangmu untuk lolos seleksi bisa berkurang.
Oleh karena itu, pastikan kamu menggunakan contoh CV ATS yang telah dioptimalkan agar mudah terbaca oleh sistem. Dengan menggunakan contoh CV ATS yang sudah terstruktur dengan baik, HRD akan lebih mudah memahami pengalaman dan keterampilan yang kamu miliki. Kamu bisa membuat CV yang menarik dan ATS-friendly dengan cepat menggunakan CV Builder by Kinobi yang dirancang khusus untuk membantu para pencari kerja mendapatkan pekerjaan impian.
